Gestione online degli appuntamenti per il settore immobiliare

La gestione online degli appuntamenti significa: i Suoi orari disponibili sono online, i Suoi contatti ne scelgono uno da soli e la conferma parte senza che Lei debba fare nulla. Non deve più telefonare per proporre appuntamenti: al mattino vede semplicemente che cosa è stato prenotato durante la notte.

Nel settore immobiliare questo riguarda molto più delle visite: colloqui di consulenza, consegne di appartamenti, rilievi degli immobili, appuntamenti con gli artigiani e colloqui con i proprietari seguono lo stesso schema — più persone coinvolte, fasce orarie ristrette e uno spostamento nel mezzo. Questa pagina spiega in che cosa consiste la gestione online degli appuntamenti, dove il coordinamento manuale fa perdere tempo e come si svolge il processo con timum.

In cosa consiste la gestione online degli appuntamenti

Quattro componenti, indipendentemente dal fornitore:

1. Disponibilità. Le regole che stabiliscono quando è possibile prenotare: ore di consultazione, intervalli tra due appuntamenti, preavviso, durata dell'appuntamento a seconda del motivo. Una volta impostate, valgono per ogni prenotazione.
2. Canali di prenotazione. Il percorso con cui il Suo contatto arriva al calendario — link nell'e-mail, widget sul sito web, codice QR nell'annuncio immobiliare, scheda nel profilo dell'attività su Google.
3. Conferma e promemoria. Messaggio automatico subito dopo la prenotazione, promemoria prima dell'appuntamento, possibilità di annullare con due clic.
4. Ritorno nei Suoi sistemi. L'appuntamento prenotato compare nel Suo calendario e nel CRM, i dati di contatto vengono registrati e lo slot viene bloccato per gli altri.

Se manca uno dei quattro, nasce lavoro aggiuntivo: senza regole le prenotazioni arrivano in momenti inopportuni; senza ritorno nei sistemi Lei deve ridigitare gli appuntamenti; senza promemoria aumenta il tasso di assenze.

Dove l'assegnazione manuale degli appuntamenti fa perdere tempo

L'impegno non sta tanto nella singola telefonata, quanto nella catena che la precede e la segue:

• Proposte di appuntamento e richieste di chiarimento. Pubblica un immobile e la sera stessa riceve quindici richieste. Inviare proposte, attendere risposte, modificare le proposte: per una sola visita si accumula in fretta una mezz'ora di puro coordinamento.
• Doppie prenotazioni. Due colleghe assegnano lo stesso slot perché un calendario non conosce l'altro.
• Interessati che non si presentano. Il 20–30% degli appuntamenti concordati salta senza alcuna sostituzione. Il viaggio, però, l'ha fatto comunque.
• Doppia digitazione. Ogni appuntamento concordato per telefono viene registrato due volte: una nel calendario, una nel CRM.

Con otto richieste al giorno e cinque minuti di accordi per telefonata, si arriva a circa 170 ore all'anno — solo per gli accordi, senza contare ancora gli appuntamenti saltati. Questo calcolatore calcola quanto Le costa: telefonate al giorno, tasso di assenze, durata della visita.

Come funziona la gestione online degli appuntamenti con timum

1. Definire la disponibilità una sola volta. Registra ore di consultazione e intervalli come regola. timum ne ricava gli orari prenotabili, senza che Lei debba inserire i singoli slot (Regole delle ore di consultazione).
2. Collegare il calendario. Outlook, Google e Apple iCloud vengono sincronizzati in entrambe le direzioni: gli appuntamenti privati bloccano automaticamente gli orari, gli appuntamenti prenotati finiscono nel Suo calendario (Sincronizzazione dei calendari).
3. Scegliere la modalità di prenotazione. Per ogni canale decide se si può prenotare in modo immediatamente vincolante, solo su richiesta o esclusivamente su invito (Tre modalità di prenotazione).
4. Distribuire il link. Lo stesso calendario è raggiungibile come link, come widget sul Suo sito web, come codice QR nell'annuncio immobiliare e tramite il profilo dell'attività su Google (Canali di prenotazione).
5. Conferma e promemoria partono automaticamente. Dopo la prenotazione parte la conferma; 24 ore prima arriva il promemoria con l'indirizzo e l'annullamento con due clic. Chi annulla libera di nuovo lo slot (Promemoria degli appuntamenti).
6. L'appuntamento torna nel Suo sistema. Grazie al collegamento con il CRM, la prenotazione con i dati di contatto compare proprio dove il Suo team lavora comunque (Integrazione CRM).

Gestione degli appuntamenti in team e su più sedi

Non appena più persone assegnano appuntamenti, l'assegnazione diventa coordinamento. timum lo riproduce tramite i calendari fornitore: ogni team, ogni sede e ogni progetto ottiene un proprio calendario, e gli orari disponibili di tutti gli immobili confluiscono in un'unica vista. Chi si occupa di quale immobile lo controlla Lei tramite le competenze — le notifiche vanno alla persona incaricata, non a tutti.

• Calendari di team — un calendario per team, sede o progetto
• Calendario all-in-one — tutti gli immobili e i collaboratori affiancati
• Gestione dei collaboratori — competenze e notifiche

Come funziona in un'agenzia immobiliare con dodici persone è descritto in Coordinare in modo centralizzato i calendari di team e le visite.

Cosa cambia in modo misurabile

Il primo calendario prenotabile è pronto in circa 15 minuti: collegare il calendario, registrare le ore di consultazione, inviare il link di prenotazione.

Domande frequenti sulla gestione online degli appuntamenti

Mi serve un sito web proprio? No. Il link di prenotazione funziona anche senza sito web — nell'e-mail, nell'annuncio immobiliare, tramite codice QR o attraverso il Suo profilo dell'attività su Google. Se ha un sito web, il calendario può essere incorporato direttamente come widget.

Cosa succede in caso di annullamento? Ogni e-mail di conferma e di promemoria contiene un link di annullamento. Chi annulla libera lo slot e l'orario torna subito disponibile per la prenotazione. Lei riceve una notifica, ma non deve aggiornare nulla.

I miei appuntamenti privati sono visibili? No. Dai calendari collegati timum rileva soltanto l'informazione che un orario è occupato — titolo e partecipanti restano esclusi.

Dove si trovano i dati? Su server in data center tedeschi, distribuiti dalla sede di Francoforte sul Meno, con termini di cancellazione automatici. Dettagli in Sicurezza e protezione dei dati e Sicurezza dei dati e GDPR.

Quanto costa la gestione online degli appuntamenti? timum fattura tramite ticket: un ticket attiva un immobile per 30 giorni con un numero illimitato di appuntamenti. Dieci ticket di attivazione costano 40 € netti al mese, ovvero 4 € per immobile; i membri del team sono gratuiti in ogni piano. I ticket singoli sono disponibili senza piano a 7 € netti, senza canone base e senza durata minima. I piani sono elencati alla voce Prezzi.

Prossimo passo

Crei un calendario prenotabile e invii il primo link di prenotazione. Provi gratis per 30 giorni — non è richiesta alcuna carta di credito.

Adatto alla Sua situazione: Automatizzare il coordinamento degli appuntamenti per le visite · Ridurre i tempi di spostamento tra le visite · Ridurre le assenze agli eventi open house