Assegnare appuntamenti di visita da onOffice – senza doppio inserimento

Lei resta in onOffice. L'immobile è già stato creato lì, gli interessati pure – manca solo il modo in cui i due possano trovare un appuntamento senza che Lei debba telefonare e poi inserire tutto due volte.

La procedura richiede circa cinque minuti per immobile:

1. Aprire l'immobile in onOffice e fare clic sulla scheda "Appuntamenti". timum chiede se questo immobile debba diventare prenotabile – solo con la Sua conferma viene creato e collegato al record di onOffice. In background non accade nulla da sé.
2. Stabilire quando si possono effettuare le visite – come ore di consultazione ricorrenti o come appuntamenti fissi prenotabili.
3. Invitare gli interessati con il modello di e-mail di onOffice "timum – Terminkoordination für Immobilien". Il link di prenotazione al suo interno è personalizzato per ogni destinatario.
4. Fatto. Da qui in poi gli interessati prenotano da soli. Ogni prenotazione compare nel calendario timum e come appuntamento con partecipante in onOffice.

Che cosa non serve più

L'immobile è in onOffice, gli interessati sono in onOffice – eppure l'appuntamento nasce ancora per telefono, con appunti su foglietti e successivo aggiornamento in due punti. Con questo finiscono:

• Il doppio inserimento. L'appuntamento prenotato compare con il partecipante nel calendario di onOffice senza che nessuno lo debba digitare.
• Il ping-pong delle proposte di appuntamento. Invece di tre proposte per ogni interessato, Lei invia un solo modello a tutte le richieste.
• La domanda su chi sia il responsabile. L'appuntamento è legato all'immobile e al suo referente, non alla casella di posta di chi risponde per primo.

Perché il Suo calendario sia corretto

Il collegamento con onOffice è incluso in ogni piano. Il fatto che gli appuntamenti di onOffice blocchino a loro volta i Suoi orari prenotabili fa parte dei piani PROFESSIONAL – così come la sincronizzazione bidirezionale con Outlook, Google o Apple (Sincronizzazione calendario). Per un team con calendari pieni è questo il punto in cui si decide il piano: senza blocchi, Lei mostra orari in cui ha già da tempo un altro appuntamento.

Lei stabilisce una sola volta quali tipi di appuntamento vengono offerti – visita, consulenza, consegna, ciascuno con una propria durata e un proprio tempo cuscinetto – e li applica a tutti gli immobili (Tipi di appuntamento).

Quando la commercializzazione è conclusa

Due domande che si presentano regolarmente al termine della commercializzazione:

L'immobile scompare di nuovo? Sì – è possibile automatizzarlo tramite un processo di onOffice: non appena lo stato cambia, l'immobile viene eliminato in timum tramite webhook e non rimane più nel Suo portafoglio (guida nel centro assistenza). Senza questo processo, deve fare pulizia a mano – funziona, ma costa attenzione che l'automatismo Le ha appena fatto risparmiare.

Dove sono documentati i partecipanti? Nell'appuntamento di onOffice, come partecipanti del record. Se il Suo ufficio sincronizza onOffice anche con Outlook, c'è un'impostazione che è bene conoscere – è descritta nel centro assistenza alla voce Impostazione di sincronizzazione degli appuntamenti: da onOffice a Outlook.

Se in ufficio utilizza più sistemi

timum non sostituisce il Suo CRM, lo alimenta. Oltre a onOffice sono collegati Propstack, FLOWFACT e polyEstate (Integrazione CRM); gli immobili arrivano come risorse prenotabili, gli appuntamenti prenotati tornano indietro. Per gli uffici con più sedi vale inoltre la pena dare un'occhiata a Calendario del team e coordinamento centralizzato degli appuntamenti.

Tutti i dettagli del collegamento – che cosa viene sincronizzato e in quale direzione – si trovano nella pagina Integrazione onOffice.

Prossimo passo

Apra un immobile in onOffice, faccia clic su "Appuntamenti" e invii il modello di e-mail alle Sue richieste aperte. Provi gratis – 30 giorni, senza carta di credito.